Googleドライブの使い方

Googleドライブは、15 GBのストレージを無料および有料のプランで利用できるクラウドストレージソリューションであり、追加のストレージと機能を備えています。Googleドライブは、シンプルなインターフェースとGoogleドキュメントとの統合により、ユーザーフレンドリーなオプションです。

Googleドライブを初めて使用する場合は、次のガイドを参照して、アカウントの作成、ドキュメントのアップロードとダウンロード、ファイルの共有、サービスの最大限の活用方法を見つけてください。

入門

Googleドライブへのアクセス

GoogleドライブのGoogleアカウントのサインアップスクリーンショット スクリーンショット

ステップ1:まだ持っていない場合は、ドライブに進む前にGoogleアカウントを取得する必要があります。登録は無料です。登録すると、Googleのすべてのサービスにスムーズに同期してアクセスできます。15 GBを超えるストレージが必要な場合は料金を支払う必要がありますが、それを選択しても、サービスを使用する能力に影響はありません。Google Chromeをダウンロードしても、ドライブにうまく統合できるいくつかの拡張機能やツールを備えた人気のあるウェブブラウザを備えているため、害はありません。

ステップ2:サインアップ(または既存のアカウントにログイン)すると、ブラウザまたは現在AndroidとiOSの両方で利用できる専用のモバイルアプリからドライブにアクセスできます。

ナビゲート

Googleドライブメニューボタンのスクリーンショット スクリーンショット

ドライブにログインしたら、左上隅にある色とりどりのプラス記号の[  新規  ]ボタン、または画面の中央にある[マイドライブ ]をクリックします。モバイルアプリで、右下隅にあるプラス記号の付いた円を押します。これにより、ファイルを作成したりドライブにアップロードしたりできるメニューが開きます。サードパーティのアプリを使用して、スプレッドシート、Word文書、スライドショープレゼンテーション、フォーム、描画、およびその他のものを作成できます。

ここでは、これらの各無料プログラムの使用方法については詳しく説明しませんが、これらのサービスをすばやく使用する方法を学ぶためのヒントをいくつか紹介します。

ヒント1  ドライブ全体のボタンは非常に単純ですが、ボタンの動作がわからない場合は、マウスでボタンの上に置くだけです。ボタンの機能を説明するポップアップウィンドウが表示されます。

ヒント 2:  Microsoft Office(Excel、Word、PowerPointなど)を使用したことがある場合、Googleのスプレッドシート、ドキュメント、スライドソフトウェアは見慣れたものになっているはずです。それらは同様に動作し、間違いなくより直感的です。Microsoftのソフトウェアほど多くの高度な機能はありませんが、ドライブは無料であるため、それは当然のことです。

ヒント 3:  ドキュメント、スプレッドシート、スライドのメインページに移動して、その種類のすべてのファイルを1か所で確認することもできますが、フォルダを作成して整理することをお勧めします。フォルダを作成するには、クリックする新しい 、左上隅にあるボタンを選択する フォルダを、 およびファイルディレクトリの名前を指定します。次に、ドライブのメインページから選択したフォルダにファイルをドラッグします。

また、そのアイテムのメニューで[ スターを付ける] クリックして、後でアクセスするファイルにスターを付けることもできます。ただし、これらのファイルは、ファイルを追加したユーザーだけが表示でき、特定のアイテムを共有しているユーザーは表示できません。 。

ヒント 4: ドライブ内のアイテムをすばやく見つける別の方法は、ドライブ内検索機能を利用することです。各ページの上部には、名前またはファイルタイプを使用してファイルを検索できるフィールドがあります。このフィールドの下向き矢印または[その他の検索ツール]を押すと、さらに指定して、日付やファイルの共有相手などの特定の条件に基づいてファイルを検索できます。

Googleドライブを最大限に活用する

ドキュメントのアップロードと共有

ドライブにドキュメントをアップロードするには、いずれかをクリックしファイルのアップロードファイルアップロードの下のボタンを新しいまたはマイドライブ、およびお使いのコンピュータからファイルを選択します。ドライブは個人での使用には最適ですが、他のクラウドサービスとの違いは、強力なコラボレーションツールです。プロジェクトの誰かとリモートで作業する必要がある場合は、それらのユーザーとドキュメントを共有し、リアルタイムで一緒に変更を加えることができます。

作成したドキュメントを共有するには、ファイルウィンドウの右上にある[ 共有 ]ボタンを探します。

作成したドキュメントを共有するには、右上隅の[ 共有 ]ボタンをクリックし、メールアドレスを使用して共同編集者を追加し、青い[ 完了 ]ボタンをクリックます。アクセスが許可されると、ドキュメントはドライブダッシュボードの[ 共有アイテム ]タブに表示され、共有ドキュメントへのリンクもメールの受信トレイに送信されます。

Googleドライブ共有ファイルのスクリーンショット スクリーンショット

[ ユーザーやグループと共有 ]メニューの下部にある共有可能なリンクを使用して、テキストまたは別のメッセージングサービスを介してファイルを送信できます。メニューの下部にある[ リンクコピー ]をクリックするだけです。

共有ドキュメント内では、ウィンドウの右上隅を見ると、他に誰が現在そのドキュメントを編集しているかを確認できます。共同編集者の名前はさまざまな色(またはアカウントの写真)で表示されるため、すばやく区別できます。カーソルを任意の色の上に置くと、その色が誰であるかを確認できます。

ドキュメントをダウンロードしてオフラインでファイルにアクセスする

ドライブのもう1つの便利な機能は、インターネットにアクセスできない場合でもファイルを表示および編集できることです。必要なのは、Google Chrome用のGoogleドキュメントオフライン拡張機能をダウンロードすることだけです。ドライブの設定でダウンロードして有効にすると、旅行中やインターネットが数時間ない場合でも、特定のファイル(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)にアクセスできます。稲妻の入った灰色の円がファイルウィンドウのファイル名の横に表示され、オフラインであることを知らせます。

ただし、これの欠点の1つは、自分が作成し、誰とも共有していないファイルにしかアクセスできないことです。また、ブラウザでGoogleドライブを開いておく必要があります。事前に[設定]で機能をオンにしている場合は、モバイルアプリからもオフラインでデータにアクセスできます。

Googleグループを介して複数の共同編集者を追加する

ドキュメントを多数のグループと共有する場合は、ドキュメントをGoogleグループ全体と共有することにより、各メールアドレスを個別に入力する必要がなくなります。そのグループのすべての人(および後でグループに追加された人)は、あなたが共有したものすべてにアクセスできます。

一度に複数のファイルを共有する

Googleドライブのスクリーンショットのフォルダーを共有する

たくさんのファイルを一度に共有する必要がありますか?各ファイルを個別に共有するのではなく、それらをフォルダーに移動してそのフォルダーを共有できます。フォルダーを共有するすべてのユーザーは、フォルダー内のすべてのデータにアクセスできます。

他のプログラムで作成されたドキュメントの変換

ドキュメントを共同作業できるように同僚や友人と共有する必要がありますが、そのファイルは別の同様のプログラムに既にありますか?心配する必要はありません。ドキュメントが正しい形式である限り、ほとんどのファイルは簡単にGoogleドキュメントに変換でき、共有したり共同編集したりできます。これを行うには、目的のファイルをアップロードしてドライブで開きます。次に、表示されるドキュメントプレビュー画面で、[アプリケーションから開く]ドロップダウンメニューボタンを選択します。ファイルの種類に応じて、Googleはそれを開くための適切なプログラムを提案します。そのメニューからプログラムを選択して、Googleドキュメント形式に変換します。現在Googleドライブに変換できるファイル形式は次のとおりです。

書類スプレッドシートプレゼンテーション図面OCR
.doc.xls.ppt.wmf.jpg
.docx.xlsx.pps.gif
.html.ods.pptx.png
プレーンテキスト(.txt).csv.pdf
.rtf.tsv
。txt
。タブ

ドキュメントを以前のバージョンに戻す

Googleドライブの改訂履歴のスクリーンショット スクリーンショット

コラボレーションの大きな問題は、他の誰かがめちゃくちゃにした何かを修正することは一般に苦痛であるということです。特に、複数の人がアクセスできるライブドキュメントでは、変更を追跡することが頭痛の種になります。ありがたいことに、これらの状況のいずれかで自分自身を見つけても心配する必要はありません。Googleがサポートします。ドライブでは、ドキュメントの更新されたすべてのバージョンが30日間または100リビジョンのいずれか早い方に保存されます。組み込みの保存機能により、ファイルの古いバージョンに(複数回でも)簡単に戻すことができます。

ドキュメントの古いリビジョンを取得するには、変更するファイルを開きます。[ ファイル]> [バージョン履歴]をクリックします。次に、[ バージョン履歴を表示]を選択します。新しい画面が開き、ドキュメントの右側にバーが表示されます。このバーには、以前のリビジョンが時系列で一覧表示されます。それらのいずれかをクリックすると、その特定のリビジョンのプレビューが表示されます。目的のバージョンである場合は、青い[ このバージョンを復元 ]をクリックします画面上部に表示されるボタン。クリックすると、すべて元の状態に戻ります。バージョン履歴のもう1つの便利な機能は、誰が変更を行ったかを確認する機能です。必要に応じて、ドキュメントをロックダウンして、自分(および信頼できる同僚や連絡先)だけが編集できるようにし、他の承認されたユーザーには表示のみの権限を許可します。

Googleドライブアプリの利用

ドライブは、単なるファイル同期サービスやオフィスソフトウェアスイートではありません。グーグルはそれのためのより大きな計画を持っています。独自のソフトウェアに加えて、Googleはドライブを通じて数十のサードパーティアプリケーションを提供しています。アプリには、カスタムダイアグラムの作成、写真の編集、3Dモデルの作成、スケッチの作成などができる機能が用意されています。正直なところ、ドライブでできることすべてをまだ発見していません。ただし、私たちが気に入っているもう1つの機能は、これらのアプリ内で作成したファイルはすべて、他のGoogleアプリと同じようにドライブアカウントに保存されて同期されることです。こちらでチェックしてください。