Googleドキュメントの使用方法-ヒント、トリック、専門家のアドバイス

Googleドキュメントは、ドキュメントの作成、編集、共有に必要なすべての機能を備えたクラウドベースのGoogle製品です。Microsoftの有名なドキュメント作成アプリとは異なり、Googleはオンラインで作業するユーザー向けに設計された一連のアプリを提供しています。Googleドライブのクラウドストレージ機能との統合により、どこからでもドキュメントにアクセスして作業できます。

Googleドキュメントへの切り替えは、発見するべき新機能がたくさんあり、ドキュメント編集インターフェースがなじみがないように見えるため、困難な作業になる可能性があります。

いくつかの簡単な手順に従うだけで、Googleドキュメントを使い始めることができます。このツールのさまざまな機能についてさらに学ぶことで、Googleドキュメントのエキスパートになることができます。

ステップ1:Googleアカウントを設定する

Googleドキュメントを使用するには、Googleアカウントにサインアップする必要があります。ただし、アカウントの作成は無料で、Gmail、Googleマップ、YouTubeだけでなく、ドライブスイート全体にもアクセスできます。

Googleアカウントを作成するには、サインアップページに移動します。名前、電子メールアドレス、生年月日などの情報を入力して、[ 次のステップ ]をクリックします プライバシーポリシーと利用規約を読み、同意します。おめでとう!これでGoogleアカウントが作成されました。すでにアカウントをお持ちの場合は、通常どおりログインしてください。

Googleアカウントのウェブページのスクリーンショットを作成する スクリーンショット

ステップ2:Googleドキュメントを起動する

デバイスによっては、Googleドキュメントにアクセスする方法がいくつかあります。App StoreまたはGoogle Playからアプリをダウンロードするか、Googleホームページの右上隅(9つの四角で表示)の[アプリ]アイコンをクリックします。次に、[ ドキュメント ]ボタンをクリックする必要があります 。表示するには、ポップアップメニューの[ 詳細 ]をクリックする必要がある場合があります。

また、Googleドライブに移動し、選択することができますGoogleのドキュメントを 内  マイドライブの 上部にあるメニュー、または選択Googleドキュメントを使用すると、クリックした後に新規ページの左側に。最後のオプションは、Googleドキュメントに直接移動することです。Webアプリを起動すると、ドキュメントを作成する準備が整います。

ステップ3:ドキュメントを作成する

新しいドキュメントを作成するには、メインのGoogleドキュメントページの左上隅にある、マルチカラーの追加記号が入った空白のページをクリックします。このメニューが見つからない場合は、上にスクロールするか、画面の右下隅にある色とりどりのプラス記号アイコンをクリックしてください。

Googleドキュメントのスクリーンショット スクリーンショット

ドライブからドキュメントを作成している場合、[ 新規]クリックして  からGoogleドキュメントを選択すると、自動的に空白のドキュメントが作成されます。Googleドキュメントの横にある小さな右向きの矢印をクリックすると、提供されたテンプレートに基づいて新しいドキュメントを作成することもできます。履歴書、ビジネスレター、サードパーティのテンプレートなど、さまざまなものから選択できます。あなたもクリックして、ドライブへの既存の.docまたは.docxのファイルをアップロードすることができます  続く、  ファイルのアップロードを

ステップ4:作業を開始する

ドキュメントを作成したら、作業に取り掛かることができます。左上隅の[ 無題のドキュメント]をクリックし  て、ドキュメントにタイトルを追加します。ページ上部のツールバーを使用して、フォントタイプやテキストサイズなどを調整することもできます。ページの上部にタイトルまたはメニューバーが表示されない場合は、それらのオプションが非表示になっている可能性があります。その場合は、右上隅の下向き矢印をクリックして表示します。

ブラウザ内で作業しているため、ドキュメントに加えられた変更はすべて自動的に保存されます。画面上部の[ ヘルプ ]オプションの右側を見ると、[ 保存しています…]または[ ドライブに保存されたすべての変更]が表示されているはずです。すべての作業が保存されたことを確認するために、終了する前に2番目のメッセージが表示されるのを待ちます。手元にあるドキュメントのバージョン履歴を表示するには、[ 保存 ] または[ ドライブ保存されたすべての変更 ]をクリックして、変更を確認できます。

自分のものを共有する方法

ドキュメントを他のユーザーと共有するには、共有するドキュメントの右上にある青い[ 共有  ]ボタンをクリック  します。ボタンは、写真(Googleアカウントに写真を追加した場合)とコメントアイコンの間に表示されます。その後、表示されるウィンドウに適切なメールアドレスを入力して、他のユーザーを招待します。

共有相手は、付与された権限に応じて、ドキュメントを編集、表示、またはコメントできます。これは、空のアドレスフィールドの右側にあるメニューを直接タップすることで変更できます。電子メール以外のものを使用してドキュメントを共有する場合は、[ 共有 ] ウィンドウの上部にある[ 共有可能なリンク取得 ]をクリックします。リンクがすぐ下に表示されます(クリップボードにもコピーされます)。

このウィンドウの右下隅にある[ 詳細 ]ボタンをクリックすると、  Gmail、Google +、Facebook、またはTwitterを介してファイルを共有することもできますが、これにはドキュメントを公開する必要があります。Googleドキュメントではプライバシー設定がデフォルトで非公開に設定されていますが、いつでも[ 詳細設定]ウィンドウの中央([ アクセスできるユーザー]の下)にある青い[  変更  ]ボタンをクリックして、プライバシー設定を調整できます。

コメント機能とチャット機能を使用する

Googleドキュメントを使用すると、他のユーザーがドキュメントに変更を加えるのをリアルタイムで見ることができます。画面の右上隅にある[ コメント ]ボタンをクリックすると、ドキュメントに参加しているあなたや他の誰でもプロジェクトに関するディスカッションを開始できます。また、[ コメント ]ボタンの左側にある一連の円を使用して、現在ドキュメントを閲覧しているユーザーを確認することもできます。特定のページをあなた以外の誰も見ていなければ、ここには何も表示されません。

また、各ドキュメントを設定して、他のユーザーがドキュメントに変更を加えたときに通知を受信したり、名前を言及したり、コメントの1つを操作したりすることもできます。通知は、大規模なグループの人々と共同作業するための便利なツールです。同じ物理空間にないグループで作業する場合に最適です。何らかの理由で、特定のドキュメントにコメントを追加するオプションをユーザーに与えたくない場合は、編集モードを変更することもできます(詳細については、次のセクションで説明します)。

さまざまな編集モードを理解する

[ 共有 ]ボタンのすぐ下には、ドキュメントの表示、編集の提案、編集のオプションがあります。[ 編集 ]オプションでは編集を行うことができますが、提案では変更を推奨することができます。表示すると、ファイルを表示または印刷できます。勧めるオプションは、Wordで変更履歴の記録機能に似ています。文書に加えられた変更は緑色で表示されます。その後、他のユーザーは、最終的なドラフトの一部になる前に、これらの編集を承認または拒否できます。提案モードを使用していない場合でも、[ファイル]> [バージョン履歴]> [バージョン履歴を表示]に移動すると、いつでもドキュメントの改訂履歴を表示できます。

Googleドキュメントの改訂履歴のスクリーンショット スクリーンショット

別のドキュメントタイプを試す

Googleドライブには、テキストドキュメント以外にもさまざまな機能があります。たとえば、スライドはGoogle版のMicrosoft PowerPointであり、ドキュメントと同じようにプレゼンテーションを共同編集できます。スライドはスタンドアロンプ​​レゼンテーションとしても機能できます。編集内容をロックして、閲覧者は見ているだけで変更はできないようにすることができます。もう1つのツールであるSheetsは、Microsoft Excelに対する同社の取り組みです。Excelと同様に、スプレッドシートを使用すると、ユーザーは数式を作成し、データを操作し、更新をリアルタイムで共有できます。

機能の点ではOffice 365ほど広範囲ではありませんが、G Suiteはオンラインでコンテンツを作成するための便利で便利な方法です。おそらく、GoogleドキュメントとG Suite全体の最大のメリットは、無料で使用できることです。また、すべてのコンテンツをオンラインで(または必要に応じてローカルで)公開できることも気に入っています。すべてのメリットを活用するには、Googleアカウントを作成するだけです。